La primera etapa para la elaboración de un presupuesto es la definición de las actividades o items y sus unidades de medida.
El listado de actividades no tiene un orden definido, se presupone que se deben organizar por capítulos que siguen el orden del proceso constructivo, por eso siempre decimos que el primer capítulo son los preliminares y el último los acabados.
Esta estructura es la que siguen las entidades financieras y los programas de presupuestos y bases de datos en general. Es posible que creemos subcapítulos que agruparían actividades similares, por ejemplo el capítulo de mamposterías o levantes, puede tener los subcapítulos de Levante de Bloque de Arcilla y Levante de Bloque de Cemento.
La actividad o item la entendemos como un proceso constructivo continuo, que consume recursos y produce un resultado. Entonces, cuando no hay continuidad en el proceso, tendremos diferentes actividades, igual si usamos diferentes recursos y/u obtenemos diferentes resultados.
Ahora, para efectos de la correcta valoración del presupuesto, debemos establecer los niveles o etapas en que se subdivide una actividad. No es lo mismo hacer 400 m2 de losa, que hacer cinco losas de 80 metros cuadrados.
En la definición de las unidades de medida se deben establecer las unidades de pago del contrato, recordando que los roles o actas de pago nos van a dar información sobre el avance de obra. Se aplica el sistema métrico y la lógica, no es lo mismo calcular el costo de la columna de concreto por metro cúbico que por unidad.
En los casos de licitaciones de lista de actividades, las unidades y las cantidades no se pueden modificar porque son la base de comparación entre las ofertas, pero se puede realizar un listado corrigiendo las actividades y la forma de considerarlas.
Las actividades definidas deben aplicar a procesos constructivos específicos y sus recursos deben ser de uso exclusivo de ellas, cuando tengamos recursos compartidos por varias actividades de construcción, debemos crear actividades generales que aplican como su nombre lo indica a la totalidad de la obra.
Usualmente tendríamos que crear un item de:
Herramientas en obra (palas, picos, galones, etc.)
Equipos en obra (mezcladoras, malacates, andamios, etc.)
Nómina de obra (residentes, almacenistas, celadores, etc.)
El item de nómina de obra, debe ser considerado dentro de los costos directos. Erróneamente, algunas entidades los consideran dentro del A.I.U. En el campo de la administración.
Estos items finales facilitan el proceso de control de costos, porque permiten cargar los recursos a centros de costos específicos, sin tener que discriminarlos, por ejemplo es imposible distribuir el costo del residente entre todos los items de la obra, es más fácil cargar su jornal mensual a la nómina de la obra.
Estas decisiones sobre las actividades, hacen más fácil los procesos de cuantificación y la elaboración de los análisis de precios unitarios.